Partnerství .

Smlouva o zájezdu a její archivace

29.10.2021 | Martina Košlíková

Pro vedení účetnictví je potřeba uchovávat po zákonem určenou dobu účetní záznamy. Tato doba činí pro účetní záznamy, jako je např. účetní doklad (vystavená faktura), 5 let, což plyne z § 31 odst. 2 písm. b), c) zákona o účetnictví. Samotná smlouva o zájezdu sice není účetním záznamem, ale to neznamená, že by smlouvy nebyly dále potřeba.

Účetnictví účetních jednotek musí spočívat v průkaznosti účetních záznamů, a právě průkaznost účetního záznamu je prokázána přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje (§ 33a odst. 1 písm. a) zákona o účetnictví). Smlouvy o zájezdu tedy prokazují účetní záznam. Ačkoliv se doba archivace 5 let vztahuje pouze na účetní záznamy, pro účely jejich průkaznosti je potřeba je uchovávat stejně dlouho.

Pravidlo uchovávání smluv o zájezdu vyplývá podobným způsobem také ze zákona o DPH. Dle jeho § 35 odst. 2 se daňové doklady uchovávají po dobu

10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. V rámci kontrolních mechanismů je zde také nutné prokázat, že k danému plnění došlo. K tomuto prokázání patří například smlouvy, objednávky apod. Těmi se prokazují zákonné vlastnosti daňových dokladů dle § 34 odst. 1 zákona o DPH.

Pro účely daňové kontroly by bylo nejjednodušší uchovávat smlouvy o zájezdu v originální podobě (tedy písemně, je-li originál písemný, nebo elektronicky, je-li elektronický) po dobu než uplyne lhůta pro vyměření nebo doměření daně. Poté lze zvážit jejich převedení do elektronické podoby, je však nutné zachovat jejich průkaznost. I zákon o účetnictví stanovuje v § 33 odst. 2 možnost elektronické podoby účetních záznamů, které tak nemusí být pouze písemné. Avšak pozor, pouhý sken nestačí. V zájmu neměnnosti dokumentů je potřeba splnit 3 podmínky. Věrohodnost původu, neporušitelnost obalu a čitelnost. Dokumenty by tedy měly být elektronicky podepsané a opatřené časovým razítkem.

*KLÁRA DVOŘÁKOVÁ* / advokátka
Holubová advokáti s. r. o.
Za Poříčskou bránou 21/365
CZ 186 00 Praha 8

Upozornění!

  1. Člen se zavazuje, že uvedené materiály, jejich části či výstupy bude využívat pouze k vlastním interním účelům a nebude je dále rozšiřovat nebo reprodukovat a nezpřístupní je třetí straně. K rozšíření, reprodukci či zpřístupnění je nutný souhlas poskytovatele, který může být podmíněn úplatou. Současně se člen zavazuje, že zabezpečí, aby převzaté dokumenty byly řádně evidovány a zabezpečeny tak, aby bylo efektivně zabráněno protiprávnímu zveřejnění, nebo zveřejnění jejich částí či výstupů.
  2. Za nedodržení povinnosti z tohoto článku se vystavuje člen postihu, tj. zaplatit poskytovateli 30 000,-Kč za každé neoprávněné zveřejnění či předání dokumentů, jejich částí či výstupu (smluvní pokuta).

Reklama - mediální partner .